Polityka prywatności ZMID

1. Wstęp

Polityka prywatności („Polityka”) zawiera informacje na temat przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z korzystaniem z powiązanych ze sobą serwisów internetowych ZMID, działających pod adresami: https://zmid.org.pl/, https://kursant.zmid.org.pl/, w ramach Panelu Rekrutera pod adresem https://rekruter.zmid.org.pl/ oraz platformy testowej pod adresem https://examino.pl/ (zwanych dalej łącznie jako „Serwis”).

II. Informacje ogólne

Związek Maklerów i Doradców z siedzibą w Warszawie (00-815 Warszawa), ul. Sienna 93/2, KRS: 0000093480, REGON: 01093991, NIP: 5261330874 („ZMID”), przetwarza Twoje dane osobowe zgodnie z unijnymi regulacjami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

Robimy to przy zachowaniu poszanowania obowiązującego porządku prawnego oraz Twojego poczucia prywatności i bezpieczeństwa, co odgrywa kluczową rolę w obszarze naszej aktywności na wszelkich płaszczyznach działalności – a w szczególności przy organizacji szkoleń, kursów, prowadzeniu rekrutacji czy też udostępnianiu innych produktów za pośrednictwem Serwisu.

Zapoznając się z Polityką dowiesz się m.in.:

1. dlaczego i w jakim celu przetwarzamy Twoje dane osobowe;
2. czy podanie przez Ciebie danych osobowych jest obowiązkowe;
3. jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe;
4. czy są inni odbiorcy Twoich danych osobowych poza ZMID;
5. jakie przysługują Ci uprawnienia w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych .

III. Administrator danych osobowych

Podmiotem decydującym o celach i sposobach wykorzystania Twoich danych osobowych (czyli ich Administratorem zgodnie z przepisami RODO) jest ZMID.

Istnieje wiele sposobów kontaktu z nami w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, w tym poprzez:

1. telefon: +48 519 536 405;
2. e-mail: biuro@zmid.org.pl;
3. pocztę: ul. Sienna 93/2, 00-815 Warszawa;
4. formularz kontaktowy dostępny w Serwisie.

IV. Cele, podstawy prawne oraz okresy przechowywania danych

Informujemy, że ograniczamy zbieranie i wykorzystywanie informacji o Tobie do niezbędnego minimum wymaganego do świadczenia usług na odpowiednim poziomie. Twoje dane osobowe przetwarzane są w ściśle określonych celach, w oparciu o właściwe podstawy prawne oraz przechowywane przez rygorystycznie wyznaczone okresy:

1. Świadczenie usług drogą elektroniczną oraz realizacja umów (w tym kursów i szkoleń)
   • Cel: Rejestracja i utrzymanie Twojego Konta w Serwisie, zapewnienie dostępu do kursów (stacjonarnych, on-line, VOD), bazy pytań Examino oraz obsługa płatności.
   • Podstawa prawna: Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
   • Okres przechowywania: Dane przechowujemy przez czas trwania zawartej umowy (np. posiadania aktywnego Konta lub trwania subskrypcji), a po jej zakończeniu – do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych wynikających z tej umowy (standardowo 3 lata dla roszczeń o charakterze okresowym oraz związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej lub 6 lat w pozostałych przypadkach).
2.  Udostępnianie profilu zawodowego i CV (Kariera i Panel rekrutera)
   • Cel: Prezentacja Twojego profilu zawodowego oraz przesłanego pliku CV zewnętrznym podmiotom (potencjalnym pracodawcom, rekruterom) korzystającym z Panelu Rekrutera ZMID.
   • Podstawa prawna: Twoja dobrowolna, jednoznaczna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
   • Okres przechowywania: Dane przetwarzamy w tym celu od momentu aktywacji profilu zawodowego w zakładce „Kariera” aż do momentu samodzielnego usunięcia przez Ciebie CV z Konta lub wycofania zgody (co jest równoznaczne z zakończeniem udostępniania danych w Panelu Rekrutera).
3. Realizacja obowiązków podatkowych i księgowych
   • Cel: Wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji księgowej oraz rozliczanie płatności z tytułu świadczonych usług.
   • Podstawa prawna: Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ZMID wynikającego z przepisów podatkowych i ustawy o rachunkowości (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
   • Okres przechowywania: Dane z faktur i dokumentacji księgowej przechowujemy przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku z tytułu zrealizowanej usługi.
4. Komunikacja i obsługa zapytań (Formularz kontaktowy)
   • Cel: Udzielanie odpowiedzi na pytania zadane przez formularz kontaktowy, wiadomości e-mail lub kontakt telefoniczny.
   • Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na budowaniu pozytywnych relacji, obsłudze zgłoszeń i komunikacji z Użytkownikami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   • Okres przechowywania: Dane przechowujemy przez czas niezbędny do obsługi zapytania i zamknięcia korespondencji, a w przypadku zapytań mogących stanowić podstawę potencjalnych sporów – do upływu okresu przedawnienia roszczeń z nimi związanych.
5. Działania marketingowe i wysyłka Newslettera
   • Cel: Informowanie Cię o nowych kursach, wydarzeniach organizowanych przez ZMID, promocjach oraz przesyłanie ofert w ramach darmowego Newslettera.
   • Podstawa prawna: Twoja dobrowolna zgoda na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
   • Okres przechowywania: Dane w celach marketingowych przetwarzamy od momentu zapisu aż do chwili skutecznego wycofania przez Ciebie zgody (wypisania się z Newslettera) lub wniesienia sprzeciwu.
6. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami
   • Cel: Ochrona praw ZMID w przypadku sporów prawnych, windykacja należności oraz obrona przed ewentualnymi zarzutami ze strony Użytkowników.
   • Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie własnych praw majątkowych i niemajątkowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
   • Okres przechowywania: Do upływu ustawowych okresów przedawnienia roszczeń określonych w Kodeksie cywilnym.

Cofnięcie zgody i prawo sprzeciwu Pamiętaj, że w przypadku przetwarzania danych osobowych w oparciu o wyrażoną przez Ciebie zgodę (np. Newsletter, udostępnianie CV), przysługuje Ci prawo do wycofania tej zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

V. Przekazywanie danych

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celów, o których mowa w niniejszej Polityce. Odbiorcami Twoich danych mogą być:

1. Podmioty przetwarzające (Procesorzy): Przekazujemy dane podmiotom, które przetwarzają je wyłącznie na nasze zlecenie i zgodnie z naszymi instrukcjami na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Należą do nich m.in. dostawcy usług IT, hostingu, usług księgowych, prawnych oraz agencje wspierające nas w działaniach marketingowych.
2. Niezależni Administratorzy: Twoje dane mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim, które będą przetwarzać je we własnym imieniu:
   • Operatorzy płatności elektronicznych (np. Stripe, Przelewy24, PayU): W przypadku dokonywania zakupów płatnych Pakietów lub subskrypcji w Serwisie, dane niezbędne do realizacji transakcji przekazywane są wybranemu operatorowi płatności.
   • Zewnętrzni przedsiębiorcy lub potencjalni pracodawcy (Rekruterzy): Wyłącznie w przypadku, gdy dobrowolnie założysz profil zawodowy i zamieścisz CV w zakładce „Kariera” na Portalu Kursanta. Z chwilą pobrania Twojego CV lub nawiązania kontaktu, podmioty te stają się niezależnymi administratorami Twoich danych osobowych.
3. Przepływy wewnętrzne ZMID: Informujemy, że w celu synchronizacji Twojego Konta, postępów w nauce i weryfikacji zakupionych pakietów, Twoje dane są bezpiecznie transferowane wewnętrznie pomiędzy poszczególnymi platformami należącymi do ZMID (tj. stroną zmid.org.pl, Portalem Kursanta oraz platformą Examino.pl). Nie stanowi to udostępnienia danych podmiotom trzecim.

VI. Przekazywanie danych do państw trzecich (poza EOG)

Przekazujemy Twoje dane w większości podmiotom umiejscowionym w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Korzystanie z niektórych narzędzi informatycznych (np. usług Google, Stripe) może wiązać się z transferem danych poza EOG. W takich przypadkach ZMID zapewnia, aby transfer odbywał się w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia prawne, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony.

VII. Wykorzystywanie plików cookies i narzędzi analitycznych

Podczas odwiedzania naszego Serwisu na Twoim urządzeniu mogą być zapisywane niewielkie pliki tekstowe zwane cookies (ciasteczka). Wykorzystujemy je w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, a także w celach analitycznych i marketingowych.

1. Niezbędne pliki cookies: Są wymagane do prawidłowego funkcjonowania Serwisu (np. utrzymanie sesji logowania, zapamiętanie zawartości koszyka, obsługa funkcji bezpieczeństwa). Te pliki instalowane są domyślnie i nie wymagają Twojej zgody.
2. Pliki cookies analityczne i marketingowe: Wykorzystujemy narzędzia podmiotów trzecich (tzw. cookies zewnętrzne), takie jak Google Analytics czy Facebook Pixel, w celu tworzenia statystyk, analizy zachowań użytkowników oraz optymalizacji i wyświetlania dopasowanych reklam. Te pliki instalowane są wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie dobrowolnej zgody z poziomu banera cookies udostępnionego przy pierwszym wejściu do Serwisu.

Rodzaje i cele stosowanych plików cookies

W ramach Serwisów możemy wykorzystywać następujące rodzaje plików cookies:

1. „sesyjne” – przechowywane w urządzeniu końcowym do czasu opuszczenia strony lub wyłączenia przeglądarki;
2. „trwałe” – przechowywane przez czas określony w parametrach plików lub do czasu ich usunięcia przez użytkownika;
3. „wydajnościowe” – umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron Serwisu;
4. „funkcjonalne” – pozwalające zapamiętać wybrane ustawienia i personalizację interfejsu;
5. „własne” – zamieszczane bezpośrednio przez Serwis;
6. „zewnętrzne” – pochodzące z witryn innych niż Serwis, służące m.in. do wymiany informacji z partnerami.

W każdej chwili możesz zmienić swoje preferencje, wycofać zgodę na cookies analityczne i marketingowe, lub całkowicie zablokować zapisywanie ciasteczek. Możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. Baner cookies: Poprzez specjalny panel zarządzania udostępniony bezpośrednio w Serwisie.
2. Ustawienia przeglądarki: Oprogramowanie do przeglądania stron zazwyczaj domyślnie dopuszcza przechowywanie cookies, ale umożliwia ich usunięcie lub automatyczne blokowanie w ustawieniach prywatności.

VIII. Zabezpieczenie danych

Dokładamy szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewniamy, że zbierane przez nas dane są przetwarzane zgodnie z prawem; zbierane w oznaczonych, zgodnych z prawem celach i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zapewniamy, że wszelkie dane osobowe, które zostały przez nas zebrane, służą do realizacji usług przez Administratora. Informacje te nie są udostępniane jakimkolwiek osobom trzecim, chyba że po uzyskaniu uprzedniej wyraźnej zgody osób, których one dotyczą, lub obowiązek przekazania tych danych wynika z przepisów prawnych.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dane osobowe przekazywane na nasz serwer są zabezpieczone szyfrowanym połączeniem SSL. Administrator chroni Twoje dane osobowe, zapewniając wysoki poziom zabezpieczeń oraz stosując wewnętrzne procedury i zalecenia, które mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym.

IX. Przysługujące Ci prawa

Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii:

Masz prawo uzyskać informację dotyczącą przechowywanych przez nas danych osobowych na swój temat, w tym kopię tych danych.

Prawo do sprostowania/poprawiania swoich danych:

Masz prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe. Jednocześnie z uwzględnieniem celów przetwarzania masz prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.

Prawo do usunięcia danych:

Masz prawo domagać się usunięcia swoich danych osobowych przechowywanych przez nas w następujących przypadkach:

1. Twoje dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
2. Cofnęłaś/-eś zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania,
3. Wniosłaś/-eś sprzeciw wobec przetwarzania i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub sprzeciw dotyczy przetwarzania danych w celach marketingu bezpośredniego,
4. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
5. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie wspólnotowym lub prawie krajowym,
6. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO.

Prawo do przenoszenia danych:

Masz prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego swoje dane osobowe, które zostały nam dostarczone, jeżeli przetwarzanie tych danych odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany.

Jeżeli domagasz się przesłania tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi, zostanie to zrealizowane, o ile istnieje taka możliwość techniczna.

Prawo ograniczenia przetwarzania danych:

Masz prawo zażądać, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych zostało ograniczone, w następujących przypadkach:

1. kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a  sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
3. nie potrzebujemy już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. wniosłaś/-eś na mocy art. 21 ust. 1 RODO sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania:

Jeżeli Twoje dane osobowe są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, masz prawo do sprzeciwu w dowolnym czasie wobec przetwarzania, zgodnie z art. 21 RODO.

Prawo do wycofania zgody:

Masz prawo do wycofania wyrażonej zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnej chwili. Odwołanie zgody na przetwarzanie nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

X. Realizacja Twoich uprawnień

W sytuacji, gdy chcesz skorzystać z przysługujących Ci praw prosimy o informację w formie ustnej lub pisemnej. Jeśli przekażesz nam swoją prośbę ustnie, zalecamy, abyś przesłał ją również na piśmie lub w wiadomości e-mail, aby zapewnić wyraźny ślad korespondencji. Dostarczy to nam również wyraźnych dowodów na Twoje działania i pozwoli odpowiedzieć zgodnie z treścią Twoich oczekiwań w jak najkrótszym terminie.

Nie pobieramy opłat za realizację Twoich uprawnień i staramy się przekazywać informacje w terminie nie dłuższym niż miesiąc – jeżeli okaże się, że będziemy potrzebować więcej czasu poinformujemy Cię o tym.

Wskazujemy, że bezpieczeństwo Twoich danych osobowych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy powszechnie obowiązującego prawa, masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

XI. Postanowienia końcowe

Korzystanie z Serwisu oznacza zapoznanie się z postanowieniami niniejszej Polityki.

Administrator zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w Polityce w każdym czasie, w szczególności w celu jej dostosowania do zmieniających się przepisów prawa, nowych funkcjonalności Serwisu lub wytycznych organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

O istotnych zmianach Polityki Administrator będzie informował zarejestrowanych Użytkowników drogą elektroniczną (na adres e-mail przypisany do Konta) lub poprzez czytelny komunikat w Serwisie.

Zmiany wchodzą w życie z dniem ich opublikowania w ramach Serwisu, chyba że wskazano inny termin wejścia w życie.

W sprawach nieuregulowanych w Polityce, znajdują zastosowanie przepisy RODO oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

Niniejsza Polityka Prywatności wchodzi w życie z dniem 01.07.2026 r.